檔案文件怎么銷毀好（銷毀檔案的程序和辦法是什么）

隨著公司的業(yè)務(wù)發(fā)展變化，辦公地址往往也會頻繁變更，3年一小變，5年一大變幾乎是很多企業(yè)的常態(tài)。每次搬家，各類檔案資料也必須一同轉(zhuǎn)運(yùn)。公司經(jīng)營時(shí)間越長，檔案資料越多，每次轉(zhuǎn)運(yùn)及日常保管都給企業(yè)帶來很大的困擾。這其中，會計(jì)檔案又顯得尤為突出。

檔案文件怎么銷毀好？

隨著經(jīng)濟(jì)的增長，社會的進(jìn)步，過期檔案的保密性及安全性也受到企業(yè)和單位更多的關(guān)注，所以對于各種各樣的涉密載體的處理也隨之變得重視，如何對檔案進(jìn)行合理銷毀變成了人們比較關(guān)注的問題。

一、銷毀文件檔案的方式：

1.?物理粉碎:通過碎紙機(jī)或類似裝置使物料破碎成條狀或顆粒。

2.?電子消磁:用強(qiáng)磁鐵永久消除磁介質(zhì)的數(shù)據(jù)。(弊端：專業(yè)機(jī)構(gòu)可恢復(fù))?。

3、物理破碎:“機(jī)械銷毀”，不斷剪切成越來越小件物品，直到無法識別和成為混合的廢料。

4、紙張熔漿再生；將廢舊的紙?jiān)俅稳蹫榧垵{，再造新紙。

5、無害化焚燒，安全性保密性最高。

二、文件檔案的銷毀流程：?

1.?準(zhǔn)備銷毀的檔案，在批準(zhǔn)前須單獨(dú)系統(tǒng)保管，以便審批時(shí)可以進(jìn)行備查。

2.?批準(zhǔn)之后須要將待銷毀的檔案送到有資質(zhì)的造紙廠化為紙漿或焚毀。

3.?銷毀檔案時(shí)須有兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷，?直至檔案確已銷毀后，監(jiān)銷人須在銷毀清冊上注明“已銷毀”的字樣和銷毀的日期，并簽字以示負(fù)責(zé)。

4.?檔案銷毀后要在有關(guān)目錄上注銷，并在各種統(tǒng)計(jì)臺賬上注明。

5.文檔銷毀完畢后，開具銷毀報(bào)告，提供視頻照片。

三、檔案銷毀時(shí)需要注意的事項(xiàng)：?

1.?認(rèn)真執(zhí)行檔案銷毀的原則，堅(jiān)持檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案保管期限表規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

2.?檔案銷毀前，需要經(jīng)過檔案銷毀鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組對其準(zhǔn)備銷毀的檔案銷毀清冊，認(rèn)真核對檔案，確認(rèn)無誤，方可進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊上簽名或蓋章。

由于多數(shù)企業(yè)保密意識薄弱，把企業(yè)堆積的紙質(zhì)文件簡單處理，賣到廢品收購站甚至直接扔到垃圾堆。收集處理廢舊紙質(zhì)文件，可以了解企業(yè)很多重要甚至涉密信息。紙質(zhì)文件蘊(yùn)含企業(yè)商業(yè)秘密，需要安全銷毀處理。所以需要經(jīng)過專業(yè)的處理，消除企業(yè)堆積的眾多紙質(zhì)文件的泄密安全隱患，確保商業(yè)秘密的安全。

銷毀檔案的程序和辦法是什么？

一、各類會計(jì)檔案保管期限

按照2015年財(cái)政部和國家檔案局頒布的《會計(jì)檔案管理辦法》（中華人民共和國財(cái)政部 國家檔案局令第79號，以下簡稱“79號令”）的規(guī)定，企業(yè)的會計(jì)檔案保管年限按下表所列示的期限進(jìn)行保管。

1、保管期限如何計(jì)算。上述表中所列示的會計(jì)檔案的保管期限,從會計(jì)年度終了后的第一天算起。如2021年的會計(jì)檔案，從2022年1月1日開始計(jì)算保管年限。

2、企業(yè)如何確定保管期限。上述會計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，企業(yè)可以在此基礎(chǔ)上增加年限。

3、企業(yè)自定義的會計(jì)檔案如何確定保管期限。企業(yè)會計(jì)檔案的具體名稱如有同上表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)（就是必須）比照類似檔案的保管期限確定具體年限。

4、企業(yè)合并，會計(jì)檔案如何保管。企業(yè)發(fā)生合并，合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。

5、企業(yè)分立，會計(jì)檔案如何保管。企業(yè)發(fā)生分立，分立后原單位存續(xù)的,其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。

分立后原單位解散的,其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。

6、企業(yè)注銷，會計(jì)檔案如何保管。79號令規(guī)定，單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案,按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。

這個(gè)有關(guān)規(guī)定是如何規(guī)定的呢？

按照《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，企業(yè)發(fā)生撤銷、合并等情形時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定向有關(guān)單位或者檔案館移交檔案。

對于絕大部分民營企業(yè)而言，注銷后向政府部門移交檔案基本不切實(shí)際。那企業(yè)所有者能自行銷毀嗎？

保險(xiǎn)起見，建議參考原《會計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會字〔1998〕32號）的規(guī)定，在會計(jì)檔案尚未到達(dá)保管期限時(shí)，由財(cái)產(chǎn)所有者（股東）代管。待保管期限屆滿時(shí)，按下列銷毀程序處理。

二、會計(jì)檔案銷毀程序

(一)檔案鑒定

按照79號令的要求，會計(jì)檔案保管到期后，公司應(yīng)成立檔案鑒定小組，對檔案進(jìn)行鑒定。

鑒定小組由檔案管理部門（財(cái)務(wù)部或行政部）牽頭，成員包括公司會計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員（注：只需公司內(nèi)部人員即可，不需外請中介機(jī)構(gòu)協(xié)助）。

鑒定小組鑒定后，形成鑒定意見并由鑒定人員簽字，確無保存價(jià)值的會計(jì)檔案，可以銷毀（注：不需向政府部門報(bào)備或?qū)徟?/p>

保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

(二)會計(jì)檔案銷毀程序

1、編制銷毀清冊。檔案管理部門編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

2、簽署意見。單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

3、現(xiàn)場監(jiān)銷。單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計(jì)檔案銷毀工作，并與會計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷（如焚燒、粉碎或打成紙漿）。監(jiān)銷人在會計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；在會計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名。

《會計(jì)檔案銷毀清冊》沒有統(tǒng)一的格式，有需要的企業(yè)可以參考下面的樣表進(jìn)行增減。